Participant & Speaker Experience Coordinator – Education

U ime našeg klijenta, u potrazi smo za odgovornom i organizovanom osobom za poziciju Koordinatora u odeljenju za iskustvo učesnika i izvođača izložbe (edukacija) , sa iskustvom u koordinaciji timova, organizaciji operativnih aktivnosti i pružanju hospitality podrške govornicima, panelistima, moderatorima, ekspertima i drugim učesnicima edukativnih programa.

Ključne odgovornosti:

• Koordinira rad hostova i volontera angažovanih na pružanju hospitality podrške keynote govornicima, speakerima, panelistima, moderatorima, ekspertima i drugim učesnicima edukativnog programa.
• Organizuje i prati dnevne rasporede hostova i volontera u skladu sa planiranim aktivnostima, dinamikom edukativnog programa i potrebama učesnika.
• Priprema i sprovodi dnevne brifinge za hostove i volontere, pružajući im informacije o rasporedu aktivnosti, zaduženjima, protokolima i specifičnim zahtevima učesnika.
• Koordinira doček, prihvat, usmeravanje i pratnju učesnika kroz definisani participant journey, uključujući kretanje između programskih lokacija i prostora predviđenih za pripremu i boravak učesnika.
• Prati dolaske govornika, panelista, moderatora i drugih učesnika, usklađuje njihovo kretanje sa programskim rasporedom i obezbeđuje pravovremenu informisanost relevantnih timova.
• Obezbeđuje pravovremeno informisanje hostova i volontera o izmenama u rasporedu, lokacijama, zahtevima učesnika i drugim operativnim informacijama od značaja za realizaciju edukativnog programa.
• Prati realizaciju edukativnog programa na terenu i koordinira pružanje hospitality podrške pre, tokom i nakon programskih aktivnosti.
• Pravovremeno identifikuje promene, kašnjenja i druga operativna odstupanja i preduzima odgovarajuće mere radi njihovog efikasnog rešavanja i smanjenja uticaja na realizaciju programa.
• Sarađuje sa programskim timom, Venue Management-om i drugim relevantnim organizacionim jedinicama radi usklađivanja aktivnosti i obezbeđivanja nesmetanog odvijanja edukativnog programa.
• Prati kvalitet i efikasnost rada hostova i volontera, pruža operativne smernice i podršku u rešavanju situacija koje zahtevaju dodatnu koordinaciju.
• Vodi evidenciju o dolascima učesnika, realizovanim aktivnostima, operativnim izazovima i potrebama za unapređenje procesa hospitality podrške.

Kvalifikacije:

• Iskustvo u koordinaciji timova, organizaciji događaja, konferencija, edukativnih programa ili pružanju hospitality podrške predstavlja prednost.
• Razvijene organizacione i koordinacione sposobnosti, uz sposobnost efikasnog upravljanja rasporedima i operativnim prioritetima.
• Izražene komunikacione i interpersonalne veštine, uz sposobnost profesionalne komunikacije sa govornicima, panelistima, moderatorima i drugim učesnicima.
• Sposobnost brzog reagovanja na nepredviđene situacije, rešavanja operativnih izazova i prilagođavanja promenama u dinamičnom okruženju.
• Izražen osećaj odgovornosti, proaktivnost i usmerenost na kvalitet iskustva učesnika.
• Sposobnost saradnje sa različitim timovima i organizacionim jedinicama radi uspešne realizacije edukativnog programa.
• Aktivno znanje engleskog jezika.

Izvor: https://www.linkedin.com/jobs/view/4477514540/

Nivo: mid level